Al igual que las solicitudes de anticipos, en los reportes de gastos solamente pueden realizar esta autorización aquellos usuarios que tienen el rol de Autorizador en el sistema y únicamente podrá Autorizar o Rechazar las solicitudes de anticipos del personal que se encuentre a su cargo. 


Para Autorizar o Rechazar algún reporte de gastos, es necesario realizar las siguientes acciones:


Notificación por email.

Una vez que el personal que tiene a su cargo envíe su Reporte de gastos a Autorizar, el sistema en automático le enviará una notificación a su email:





En el cuerpo del email encontrará un breve detalle del reporte de gastos que espera su autorización:



ELEMENTO
DESCRIPCIÓN
A
Logotipo, este puede mostrar el de su empresa si su área administrativa lo ha solicitado.
B
Texto informativo del tipo de notificación.
C
Detalle del reporte de gastos que está en espera de autorización.

Incluye:

* Descripción del reporte de gastos.
* Fecha inicio-fin de la comprobación.
* Importe total autorizado, al momento de recibir el email.
D
Comentario del colaborador dirigido hacia el Autorizador.

Es opcional y puede o no venir incluido en el email.
E
Botón con enlace para acceder al portal.



Para entrar en el sistema puede dar clic en el mensaje "Entrar al Sistema" que se encuentra en la parte inferior del correo o bien acceder con su usuario dando clic AQUÍ.

Gastos por autorizar.

Si usted cuenta con uno o varios Reportes por autorizar, enviados por su equipo de trabajo, los podrá localizar en su apartado "Reportes de gastos > Gastos por Autorizar":




Seleccione el reporte de gastos que revisará para acceder al detalle, para ello puede dar clic en el nombre del usuario (se encuentra de color azul):



O bien, dando clic en la columna No. de Reporte, se iluminará la fila de color azul y se habilitará el botón "Ver Detalles":



Una vez dentro del detalle, tendrá acceso a las diferentes pestañas y opciones del reporte:


Detalle del reporte - Datos del viaje




Encabezado base (A):

  • Usuario: Dueño del reporte.
  • Centro de costos: Al que pertenece el colaborador.
  • Periodo Inicio: Fecha inicio de la comprobación del gasto.
  • Periodo Fin: Fecha fin de la comprobación del gasto.
  • Importe Anticipo: Importe del anticipo, en caso de que el reporte contenga anticipo, en caso contrario se mostrara un importe en $0.00.
  • No. Anticipo: Consecutivo del anticipo, en caso de que el reporte contenga anticipo, en caso contrario se mostrara vacío.
  • Motivo: Descripción breve de la comprobación del reporte.
  • Moneda: En la que se comprueba el reporte de gastos.



Campos adicionales (B):

Según su empresa y la configuración, tendrá o no elementos extra que su colaborador tuvo que llenar al momento de crear su reporte. Favor de consultar a su área administrativa en caso de tener dudas de estos.


Los elementos del encabezado no son editables por el Aprobador, en caso de tener que realizar un cambio, deberá rechazar el reporte al colaborador.


Comprobantes:

Lista los comprobantes que su colaborador adjunto en la comprobación del gasto.




Resumen:

  • Observar si un gasto es deducible de acuerdo a lo estipulado por la autoridad. 
  • Verificar que los gastos cumplan con las políticas establecidas por su empresa.
  • Autorizar solo una fracción de algún gasto. Acceda a una guía detallada dando clic aquí. 
  • Revisar los datos del comprobante.
  • Visualizar el CFDI (PDF y XML) de la factura, en caso de ser requerido.
  • Ver la ubicación geográfica y lugar en él que se expidió la factura. 


8. Teniendo el visto bueno sobre el reporte de gastos, puede autorizarse, o en su defecto, rechazar al colaborador. 



A continuación le presentamos un breve vídeo en el cual se muestra el flujo de autorización:




Nota: Le sugerimos estar al pendiente de su correo electrónico, debido a que existen diversos flujos de autorización, la tarea del sistema es avisarle cuando tenga algún reporte de viaje pendiente que autorizar.