Los flujos de trabajo son la manera en la que portaldeproveedores.mx va a realizar la transición de las facturas de acuerdo a su proceso interno.
Este flujo conlleva a que pueda declarar que "Documentación de envío" se le solicitara a c/u de sus proveedores que cuenten con dicho flujo.
En este apartado no se realiza la asignación del flujo de trabajo, solamente se va a crear para su disponibilidad cuando requiera asignarlo a uno o varios proveedores.
Como Administrador, deberá crearlos desde su apartado:
- Configuraciones > Flujos de trabajo
En donde se enlistaran todos los flujos registrados con los que cuenta al momento:
Para crear uno nuevo, de clic sobre el botón "Agregar":
Se le solicitará llenar la plantilla para crear el flujo de trabajo:
En donde:
Nombre: El nombre de este flujo de trabajo, le ayudará a identificarlo posteriormente al momento de asignarlo a su proveedor.
ID Externo: En caso de que tengan un identificador por flujo de trabajo, pueden colocarlo en este apartado y no es obligatorio
Plantilla de flujo de trabajo: Permite seleccionar la configuración en la que portaldeproveedores.mx asignara los estatus de las facturas.
Las facturas que le sean enviadas por su proveedor, o que cargue usted como cliente, se comportaran acuerdo a lo siguiente:
Autorización Doble: Recomendado cuando la factura debe ser revisada por un segundo colaborador (Rol: Administrador/Supervisor) antes de que entre a proceso de pago.
- Por autorizar > Pendiente de verificación > Pendiente de pago
Autorización simple (sin Receptor de CFDI): Cuando no se cuenta con usuarios con rol "Receptor de CFDI" y no se pretende hacer una doble revisión.
- Por autorizar > Pendiente de pago
Autorización simple (con Receptor de CFDI): Cuando si se cuenta con usuarios con rol "Receptor de CFDI" y no se pretende hacer una doble revisión.
- Por autorizar > Pendiente de pago
Sin autorización: Si ese flujo pudiera ser de una operación muy crítica en su empresa y se debe enviar a pago en cuanto se reciba sin revisión adicional.
- Pendiente de pago
Plantilla de envío: Debe seleccionar la plantilla, que lleva configurada la "Documentación de envío", que llevara este nuevo flujo.
Descripción: Si desea colocar una descripción que le pueda ayudar a entender el funcionamiento del flujo creado.
Seleccionando todos los elementos debera tener algo como lo siguiente:
De clic en el botón "Continuar":
Se mostrará un nuevo apartado "Etapa origen" en donde configurara, a partir de la plantilla de envío, deberá indicar que roles tendrán acceso a la documentación que se cargue en toda factura que entre en este flujo.
Para ello de clic en el botón de edición de las etapas en las cuales intervenga este proceso:
En nuestro ejemplo solo aplicarán las etapas "Pendiente de verificación" y "Pendiente de pago"; sin embargo, este proceso debe replicarlo en c/u de las etapas que apliquen para su flujo en particular.
Dentro de la edición, se despliegan los roles y las acciones que va a permitir el flujo por c/u de los elementos contenidos en su "Plantilla de envío":
Las acciones se describen a continuación:
- Lectura: El rol podrá ver la información que capturen en el campo seleccionado.
- Escritura: El rol podrá editar la información, borrar y subir información, captura del campo seleccionado
- Requerido: Si el campo es obligatorio
Para que se habiliten las acciones "Escritura" y "Requerido" debe seleccionarse la acción previa:
- Lectura > Habilita "Escritura" > Habilita "Requerido"
Seleccione entonces las "Acciones" que apliquen para c/u de los roles dando clic en las casillas de las correspondientes acciones:
si considera que deben aplicar todas puede dar clic al botón "Seleccionar todo" y tendrá algo como esto:
Al finalizar la configuración, de clic en el botón "Actualizar":
Repita hasta concluir la configuración por c/u de las etapas.
Una vez que haya terminado la configuración, de clic en el botón "Actualizar":
Con lo que el portal guardara la información y se lo notificara en pantalla:
NOTA: Puede repetir las acciones anteriores si requiere editar las etapas.
Por último, de clic en el botón de regreso para volver a la vista de "Flujos de trabajo":
