Las actividades a continuación descritas pueden ser ejecutadas por los usuarios proveedores con rol "Administrador", en su mayoría todos los Proveedores cuentan con dicho rol por defecto.
Como dato importante, todos los archivos PDF que el portal requiera son los documentos originales descargados de su correspondientes entidades, ya que el sistema tiene la facultad de poder leer el documento PDF, pero si este no es el original el portal no podrá reconocer la información contenida.
Por lo que no se permite la carga de documentos PDF:
- Escaneados
- Fotografías convertidas a PDF
- Documentos engrapados y escaneados
TABLA DE CONTENIDOS
- Objetivo del Portal
- Documentación/Información Requerida
- Estatus de los CFDI – Facturas que se Cargan en el Portal
- Ingreso al Sistema
- Configuración Inicial del Sistema
- Carga de la información de la nómina
- Carga de CFDIs de Ingresos por Servicios Especializados
- Carga de Contribuciones – IMSS e INFONAVIT
- Carga de contribuciones - SAT
- Seguimiento de Documentación
- Envío de Documentación
Objetivo del Portal
Ofrecer a los "Proveedores de Servicios Especializados" una herramienta a través de la cual podrán cargar la documentación que da soporte a los CFDI de Ingresos (facturas) que entregan a sus clientes.
Documentación/Información Requerida
La siguiente tabla enlista la información que es requerida a cada proveedor de servicios especializados a través del portal y que se necesitará para preparar la carga y validación de su documentación:
Estatus de los CFDI – Facturas que se Cargan en el Portal
En la siguiente tabla se presentan los estatus que una factura puede tener dentro del portal y las acciones que se esperan del usuario:
| Acción del Proveedor | Estatus Descripción | Lo que se espera |
| Cargar un CFDI en el portal | "En Preparación" Indica que se tiene pendiente obtener la información pertienente de la factura que se carga.
| Registrar la inforamación que el portal requiere. |
| Registrar información del servicio especializado | "Por enviar" Indica que la información del servicio especializado (fechas y persona involucrado) ha sido registrada y la factura está lista para su envío. | Que el proveedor envie la factura |
| Envía la factura | "Documentación pendiente" Indica que existe documentación pendiente de cargar en su factura. | Que el proveedor cargue la documentación faltante. |
| Termina de subir la documentación | "En validación" La documentación esta en revisión por parte de su cliente | Esperar la validación del cliente |
| Cliente valido documentación | "Completado" Se ha completado la entrega de la información de la factura de servicios especializados |
Ingreso al Sistema
Para ingresar al sistema se necesita haber recibido una invitación para registrarse por parte de su cliente, quien se la hará llegar por correo electrónico:
Le pedimos de favor busque en su cliente de correo el email enviado por "no-reply@portaldeproveedores.mx", a si como tambien le pedimos que revise en su bandeja de SPAM o correo no deseado.
El usuario deberá dar clic en el botón “Crea tu contraseña”:
El portal identificará que es la primera vez que ingresa al sistema y le pedirá el registro de una clave de acceso o password como se muestra a continuación:
El portal notifica entonces el éxito de la operación a través del acceso al sistema por primera vez.
Posteriormente, para ingresar al sistema, el usuario deberá visitar la dirección:
Y utilizar su correo electrónico, así como la clave de acceso que creo:
Al acceder al portal podrá notar que se le presentan varios módulos:
Que a continuación se describen brevemente:
ID | Opción | Descripción |
1 | Espacio de trabajo | Indicación de la propiedad del Portal de Proveedores. Debe aparecer la razón social de su cliente. |
2 | Proveedor | La razón social de su compañía debe estar visible |
3 | Tablero | Espacio donde podrá verificar los RFC en las listas negras del SAT de sus propios proveedores |
4 | Comp. Serv. Especializados | Sección donde podrá cargar, administrar y consultar los CFDI de Ingresos que entregue, así como la documentación relacionada con cada CFDI |
5 | Anuncios | Sección dónde podrá consultar los anuncios que su cliente le envíe a lo largo del tiempo |
6 | Nómina | Sección donde podrá cargar los XML de los CFDI de nómina del personal involucrado en el servicio especializado |
7 | Contribuciones | Sección donde podrá especificar la información pertinente de su empresa para que el portal pueda validar su documentación:
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Configuración Inicial del Sistema
El portal debe ser configurado para que pueda empezar a recibir y validar información de su empresa.
Configurar: Banco
Específicamente requiere especificar el banco que utiliza para hacer el pago de sus contribuciones (IMSS y SAT) y los registros patronales en los cuales estén inscritos las personas que otorgaron el servicio especializado para su cliente.
Para especificar el “Banco” debe elegir la opción llamada “Configuraciones” y seleccionar "Banco":
El portal le presentará una pantalla donde debe elegir de la lista el banco a través del cual realiza el pago de sus contribuciones (IMSS y SAT) y accionar el botón “Actualizar”:
Si el banco con el que realiza los pagos no aparece, requiere notificarlo a soporte@focaltec.com enviándonos una copia original en PDF de los comprobantes de pago del SAT y del IMSS.
La elección del banco con el que efectúa los pagos permitirá al portal validar los comprobantes de pago en formato PDF que su portal bancario genera.
IMPORTANTE: Para poder validar los pagos de contribuciones de su empresa, es necesario que descargue el PDF directamente del portal de su banco.
El escaneo de documentos impresos, fotografías o la carga de cualquier archivo de imagen provoca que el documento NO pueda ser validado por el portal y requiera la intervención de su cliente para validar dicha documentación.
Esta tarea manual y repetitiva puede eliminarse, descargado o generar PDF del portal de su banco al momento de hacer sus pagos.
Configurar: Registro Patronal
Para configurar el Registro Patronal debe elegir “Configuración > Registros patronales”:
El portal le presentará una página donde escribirá el registro patronal de su empresa ante las autoridades del IMSS y guardar el registro dando clic al botón “Agregar”:
Si su empresa puede tener varios registros patronales ante las autoridades del IMSS, en este caso debe agregar los "Registros Patronales" en donde tenga afiliados el personal involucrado en el servicio especializado.
Carga de la información de la nómina
Antes de poder subir sus facturas de ingresos relacionadas con el servicio especializado es necesario ir generando el catálogo del personal involucrado en dicho servicio.
IMPORTANTE.- Por cada factura que quiera cargar para su cliente, el portal le pedirá que especifique qué personal se involucró en el otorgamiento del servicio especializado. En caso de que no haya cargado aún ningún CFDI de nómina, el catálogo de personal estará vacío y no podrá terminar el registro de información y, por lo tanto, no podrá enviar la factura.
El portal irá generando automáticamente el catálogo de personal conforme usted vaya cargando los XML de los CFDI de nómina de su personal.
Para hacerlo, deberá elegir la opción “Nómina > Archivo CFDI Nómina” del portal:
El portal le presentará los últimos CFDI de nómina que haya recibido con la posibilidad de que pueda filtrarlos por nombre o por fechas. En el caso de que ingrese por primera vez a esta opción, la lista estará vacía.
Para subir XML de Nómina debe accionar el botón con el símbolo “+” que se encuentra a la derecha de la página:
El portal presentará la siguiente ventana:
El portal permite la carga de los XML de nómina de dos maneras:
Archivo XML individual:
El usuario puede arrastrar el archivo XML, desde su computadora, al cuadro de texto y el sistema indicará en el cuadro el nombre del archivo (con la terminación ".xml") y el tamaño del archivo como se muestra a continuación:
Archivo ZIP con los XML de varias personas:
Para facilitar la carga de varios XML de nómina, el sistema puede recibir los XML contenidos en un archivo ZIP.
NOTA: El archivo ZIP debe de contener únicamente los archivos XML de nómina, no deberá contener carpetas, subcarpetas o archivos que no tengan la extensión ".xml" ya que de lo contrario el sistema no podra leer adecuadamente el archivo.
El usuario puede arrastrar este archivo en el cuadro correspondiente y el portal indicará su lectura presentando el nombre del archivo, la extensión del archivo como ".zip" y el tamaño del archivo:
Sea cual sea el metodo elegido, una vez precargado el archivo debe dar clic al botón “Cargar”:
El portal procesara el XML, o el archivo ZIP, e indicara si este pudo ser cargado correctamente al portal.
Conforme cague los CFDI de nómina, el portal irá generando el catálogo del personal involucrado en el otorgamiento de servicios especializados.
El catálogo puede ser consultado en la opción “Nómina > Colaboradores”:
Al dar clic sobre alguno de sus colaboradores, el portal presentará los datos e información que fue extraída de los recibos de nómina, misma que será necesaria para después validar que dicho personal esté involucrado o presente en el archivo SUA del IMSS y que los datos concuerden con la información que se presenta ante dicha institución:
Carga de CFDIs de Ingresos por Servicios Especializados
Con el catálogo de colaboradores actualizado, se puede proceder a la carga de los CFDI de Ingresos o facturas de servicios especializados de cualquier empresa de su cliente.
Para hacerlo, hay que elegir la opción “Comp. Serv. Especializados > Por enviar”:
Para que su factura pueda ser enviada debe contener la siguiente información necesaria para poder identificar la documentación que requiere ser entregada para cumplir las reglamentaciones vigentes en relación con los servicios especializados:
Fecha del servicio: Consiste en la indicación de la fecha inicial y final que abarca la factura que se quiere enviar. Por ejemplo, si es la factura por servicios de limpieza del mes de octubre, se deberá especificar que la fecha inicial es el 1 de octubre de 2021 y la fecha final es el 31 de octubre del 2021
Personal involucrado: Consiste en identificar a los colaboradores que realizaron dicho servicio especializado. Para cada persona se deberá especificar el periodo (fecha inicial y final dentro de las fechas especificadas para la factura). Normalmente, las personas se involucrarán exactamente en las mismas fechas especificadas para la factura.
El portal presentará los CFDIs que están pendiente de ser enviados o que aún están en preparación (pendientes de información) agrupadas:
Para cargar una nueva factura, el usuario deberá accionar el botón con el símbolo “+”:
En la nueva pantalla, podra arrastrar los archivos XML y el PDF de la factura a su respectivo cuadro dentro del portal:
De acuerdo a la configuración de su cliente, el portal puede solicitarle seleccione un "Flujo de trabajo", que es la razón social de su cliente a quien está expidiendo la factura:
Una vez cargada la factura y el flujo de trabajo, si aplica para su cliente, el portal le pedirá completar la información que toda factura de servicios especializado requiere:
- Fechas de servicio
- Personal involucrado
En el apartado "Fechas de servicio" registre la fecha inicial y final del servicio que abarca la factura que se enviara, seleccionando el icono de calendario en las correspondientes opciones:
En el apartado "Colaboradores incluidos" podra seleccionar de la lista de colaboradores a todos aquellos que esten incluidos en el servicio otorgado, puede seleccionar al colaborador abriendo la lista de estos dando clic a está opción:
Elija el colaborador y de clic el botón “Agregar” o puede optar por accionar el botón “Agregar todos” para que se incluyan todos los colaboradores que el portal tenga registrados.
Posteriormente, indique para cada colaborador las fechas en las cuales se involucró en el servicio (aplica solo en el caso de que el colaborador haya trabajado en un periodo de tiempo diferente del que abarca la factura, por defecto siempre mostrara las fechas inicial y final de la factura en cada colaborador):
Configurada toda la información, de clic al botón “Actualizar” y el portal terminara la carga de la factura, identificando la documentación que se requiere para soportar la factura.
Esta información se podrá revisar en la sección “Documentos de deducibilidad”, dentro del detalle de la factura, y mientras haga falta información se mostrara un punto rojo:
El usuario podrá revisar los comprobantes de nómina requeridos por colaborador, en el perido de la factura:
Dando clic en la flecha al lado izquierdo del RFC de cada colaborador, y si ya ha cargado archivos de nómina, podrá ver el detalle de las facturas de nómina asociadas:
En el apartado "Contribuciones", el portal muestra la documentación requerida para esa factura. Se utiliza un sistema de colores para indicarle el estatus de esta:
- Rojo: Documento no ha sido cargado al portal
- Amarillo: El documento no ha sido cargado en el portal, pero teniendo el resto de la documentación en verde o completa, se determinará que la documentación está completa. Este estatus está reservado para el INFONAVIT, para el cual se pueden tener retrasos en la obtención del CFDI que acredita las contribuciones a esta institución por parte de su empresa
- Verde: Documento cargado en el portal
IMPORTANTE: Dado que las contribuciones del INFONAVIT se entregan bimestralmente, cualquier servicio especializado de meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre o noviembre) requieren la información del siguiente mes para asegurar que su empresa haya pagado las contribuciones a dicha institución.
En la siguiente imagen se muestra como ejemplo la factura que abarca el mes de enero (mes 1 - non) por lo que requiere también la información (solamente del IMSS) del mes de febrero:
Si existió un error en las fechas del servicio especializado, en el personal involucrado o en las fechas que se involucró un colaborador, el usuario podrá modificar la información dando clic al botón "Editar":
El portal presenta una advertencia de que cambiará el estatus del comprobante a “En Preparación” y le solicitara confirmación de está acción:
De clic en "Editar" para confirmar la modificación de los datos y el portal presenta de nuevo la ventana de edición de esta información:
IMPORTANTE: El sistema permitirá la modificación de la información (fechas y personal involucrado) mientras el CFDI NO haya sido enviado su cliente. En ese caso requiere comunicarse con su cliente para solicitar le sea rechazada la factura y de esa forma el portal le permitira la modificación de esta información.
El envío del CFDI y la documentación (cuando esté completa) se podrá hacer a través del botón "Enviar":
El sistema presentará una ventana que le permite registrar algún comentario particular para que sea leído por su cliente, esto es opcional y no es necesario para el envió de la factura a su cliente:
Al dar clic en "Enviar", el portal cambiara el estatus de su factura a "Documentación pendiente" y enviara la factura a su cliente para que este la pueda ir revisando.
IMPORTANTE: El sistema presentará el botón de envío mientras el CFDI no haya sido enviado y hasta que la documentación este incompleta. Si el botón no está visible por favor revise que documentación está pendiente de cargar.
Carga de Contribuciones – IMSS e INFONAVIT
La carga de la documentación del IMSS e INFONAVIT inician con la carga del archivo SUA que incluya el personal que se involucra en el otorgamiento del servicio especializado.
IMPORTANTE: Dada la sensibilidad de la información contenida en el archivo SUA, este archivo NO podrá ser consultado ni descargado a través del portal. El portal lo requiere para validar que el personal involucrado en el servicio especializado otorgado, esté incluido en dicho archivo SUA, además de extraer información para validar el pago (específicamente el folio del SUA y los montos a pagar).
Para cargar los documentos relacionados con las contribuciones el IMSS e INFONAVIT, dirijase a las opciones “Contribuciones > IMSS e INFONAVIT”:
El portal presentará un listado con la información por cada mes y registro patronal con un indicativo de que "No Aplica (NA)" o con círculos rojo, verdes y amarillo si el documento está ya cargado o no.
El significado de los colores es el siguiente:
- Rojo: Documento no ha sido cargado al portal
- Amarillo: El documento no ha sido cargado en el portal, pero teniendo el resto de la documentación en verde o completa, se determinará que la documentación está completa. Este estatus está reservado para el INFONAVIT, para el cual se pueden tener retrasos en la obtención del CFDI que acredita las contribuciones a esta institución por parte de su empresa
- Verde: Documento cargado en el portal
Como ejemplo en la siguiente ventana se puede observar qué documentos ya están cargados, cuáles están pendiente, cuáles no aplican y cuáles están pendientes pero se podría enviar la documentación sin ellos:
Nueva Contribución Mensual
Para ingresar la documentación de un nuevo mes, de clic al botón de agregar “+”:
El portal presenta le solictara elegir el registro patronal al que aplica el archivo SUA que cargará y el mes involucrado:
Para cargar el archivo SUA seleccione el ícono con el clip que se sitúa a la derecha del cuadro “SUA”, elija el archivo desde su computadora y de clic al botón “Abrir”.
El portal identificará el archivo local y deberá dar clic al botón “Crear”.
El portal validará el archivo SUA asegurando:
- Que pertenezca a su compañia, verificando el RFC y el registro patronal.
- Que corresponda al mes indicado en el alta.
- Que el personal involucrado en el servicio, figure en el archivo SUA y que tenga cantidades de contribución de IMSS e INFONAVIT (cuando aplique) mayor que cero.
NOTA: El archivo SUA tiene un formato de archivo de tipo ".sua", si su archivo no lo contiene el sistema no lo reconocera y no permitira cargar documentos con diferente extensión de archivo.
Carga de documentación del IMSS
Una vez cargado el SUA, la documentación que espera el portal en relación de la documentación del IMSS es la siguiente:
- Comprobante de pago del IMSS: Comprobante en formato PDF original del pago hecho en el banco.
- CFDI IMSS: XML del comprobante de las contribuciones emitido por el IMSS.
- CFDI INFONAVIT: XML comprobante de las contribuciones emitido por el INFONAVIT.
Para subir cualquiera de la documentación anterior, de clic en los 3 puntos del mes que quiere completar:
Y seleccione la opción "Editar", el portal lo redirigira a la pantalla para que pueda cargar la documentación faltante de IMSS/INFONAVIT del mes seleccionado:
Podrá elegir los documentos que quiera cargar dando clic en la imagen del clip de cada campo, elegir de equipo de computo el documento en cuestión y una vez precargado, dar clic al botón “Actualizar”.
El portal validará los XML o el PDF (original) del comprobante de pago bancario que se hayan cargado y cambiará el estatus del documento que haya pasado la validación.
De igual forma, con cada documento que se vaya cargando el portal verificará los CFDIs que tenían documentación pendiente para identificar si ya se completó o no su documentación.
Carga de contribuciones - SAT
La carga de la documentación de las contribuciones al SAT inicia con la carga del archivo “ACUSE DE RECIBO, DECLARACION PROVISIONAL O DEFINITIVA DE IMPUESTOS FEDERALES” que representa la planeación de pago de impuestos por parte de su compañía.
Este documento también se llama Declaración, Acuse del SAT o Composición del Pago al SAT.
El portal realizará las siguientes acciones con la carga de este documento:
- Validar que las obligaciones ISR RETENCIONES POR SALARIOS e IMPUESTO AL VALOR AGREGADO estén presentes en el documento y que haya impuesto a su cargo.
- Si la declaración que se carga solo tiene una de estas obligaciones, el portal automáticamente habilitará la posibilidad de que suba dos declaraciones (una normal y otra complementaria) para cada obligación. En este caso el portal esperará no nada el pago de cada una de las declaraciones de manera separada.
- Si están presentes las obligaciones pero no tienen impuesto a su cargo, es decir, está declarada en ceros el ISR retenido por salarios, el portal la rechazará dado que por la naturaleza de los servicios especializados, no es posible que dicha obligación esté sin impuesto a pagar.
- Obtener la línea de captura y el monto a pagar que ayudarán a validar el comprobante bancario cuando se suba.
IMPORTANTE: El portal espera el documento en PDF original que se obtiene directamente del portal del SAT. No se puede cargar un escaneo de dicho PDF o una fotografía de este, ya que el portal no podrá realizar las validaciones automáticas del documento.
Para cargar los documentos relacionados con el pago de impuestos al SAT, seleccione la opción “Contribuciones > SAT”:
El portal presentará un listado con la información por cada mes con círculos rojo, verdes y amarillo si el documento está ya cargado o no. El significado de los colores es el siguiente:
- Rojo: El documento no ha sido cargado en el portal.
- Verde: El documento ya fue cargado en el portal.
Como ejemplo en la siguiente ventana se puede observar qué documentos ya están cargados y cuáles están pendientes en base al color de los círculos debajo de cada documento:
Ingresar nueva contribución del SAT
Seleccione la opción "Agregar" dentro de la pantalla "Contribuciones SAT":
El portal le mostrara una plantilla en donde le solicitara los datos a cargar:
En el "Periodo" debera seleccionar el mes involucrado:
Para cargar el archivo PDF con la declaración provisional, el usuario debe accionar el ícono con el clip que se sitúa a la derecha del cuadro “Composición de pago SAT*”, elegir el archivo y accionar el botón “Abrir”.
El portal identificará el archivo local y el usuario deberá accionar el botón “Crear”.
El portal validará que la declaración cargada:
- Verificara que el RFC sea de su compañía
- Que sea del perído que selecciono
- Que cuente con al menos una de las 2 obligaciones a verificar: ISR Retenido o IVA
Si pasa la validación del archivo, el portal agregará un reglón con el mes correspondiente a la declaración cargada.
Carga de Consecuentes Declaraciones o el Comprobante de Pago
La documentación que espera el portal en relación de la documentación del SAT es la siguiente:
- Comprobante de Pago al SAT: Comprobante del pago, archivo PDF orignal, hecho en el portal de su banco.
- Declaración complementaria: Declaración que fue necesaria si en la primera cargada no tenía las dos obligaciones que se validan para proveedores de servicios especializados.
Para subir cualquiera de los documentos previamente mencionados, que tenga pendiente de ese Periodo, de clic en los 3 puntos de la linea del mes que quiere completar:
Y seleccione la opción "Editar":
Se solicitara en pantalla los documentos que hagan falta de subir para ese perido:
Podrá elegir los documentos a cargar, de clic en la imagen del clip de cada campo, elegir de equipo de computo el documento en cuestión y una vez precargado, dar clic al botón “Actualizar”.
Seguimiento de Documentación
El portal le ofrece una opción para que pueda verificar la documentación de su empresa que está pendiente de ser cargada.
Seleccione la opción “Contribuciones > Seguimiento de documentación”:
En esta nueva pantalla se presentará un listado por mes con el estatus de toda la documentación de la empresa con un indicativo de que "No Aplica (NA)" o con círculos rojo, verdes y amarillo si el documento está ya cargado o no. El significado de los colores es el siguiente:
- Rojo: El documento no ha sido cargado en el portal.
- Verde: El documento ya fue cargado en el portal.
- Amarillo: El documento no ha sido cargado en el portal, pero teniendo el resto de la documentación en verde o completa, se determinará que la documentación está completa. Este estatus está reservado para el INFONAVIT para el cual se pueden tener retrasos en la obtención del CFDI que acredita las contribuciones a esta institución por parte de su empresa.
Envío de Documentación
Cuando la documentación de un CFDI se haya completado, el sistema cambiará su estatus automáticamente a “Validando Documentación” que indica que se ha enviado una notificación a su cliente, para que este pueda revisar la documentación y dé por terminado el proceso para dicha factura.
Como proveedor podrá notar que cuando ya no hay documentación pendiente, el portal deja de indicarlo con el círculo rojo en el título de la sección “DOCUMENTOS DE DEDUCIBILIDAD” y podrá observar que un icono de descarga se presenta del lado derecho de la página:
Si da clic al botón de descarga, el sistema le brindara un PDF que contiene el CFDI de Ingresos así como toda la documentación que asegura la deducibilidad de dicho CFDI:
Cuando su cliente revise y valide la documentación adjunta, la aprobará y el CFDI cambiará al último estatus llamado “Completado”.