¿Cómo crear una solicitud de un Pago por Adelantado?
Si se requiere realizar pagos por adelantado (pago del cual aún no se tiene un CFDI ) con su flujo de pago completo y posteriormente poder asociarse con sus facturas, será necesario solicitar a soporte se haga la configuración dentro del portaldeproveedores.mx
Pasos para habilitar la ejecución de Pagos por adelantado en el portaldeproveedores.mx
Se deberá solicitar a soporte se efectúe una configuración mediante un ticket o enviar un correo a soporte@focaltec.com o ayuda@focaltec.com, con el “Asunto Configuración del Módulo Pagos por adelantado”.
Se tendrá que validar que se tenga habilitada la opción: “Emite pagos por adelantado y Permitir al proveedor crear pagos por adelantado” en cada proveedor al cual se le deban generar pagos por adelantado la cual se encuentra en la ruta: Proveedores > Administración > Editar.
Una vez que se confirme que se cuenta con la configuración dentro del portaldeproveedores.mx y el proveedor(es) tenga habilitada la opción “Emite pagos por adelantado y Permitir al proveedor crear pagos por adelantado” se puede realizar la creación y proceso de pagos por adelantado a los proveedores.
Para poder autorizar un pago por adelantado, se deberá de realizar lo siguiente:
Se deberá ingresar al portal, dar clic en el menú Comprobantes > Por autorizar > clic en el Botón de agregar > Pago por adelantado.
El portal despliega pantalla de “Nuevo pago por adelantado” en donde deberás de capturar o agregar la siguiente información:
Proveedor: Seleccionar al proveedor al que se le va a capturar el pago por adelantado.
Fecha del documento: Fecha en la que se está capturando el pago adelantado.
No. de nota/Documento/Cotización: Se refiere al número o identificador que se le asignará al pago por adelantado.
Importe: El monto total del pago por adelantado.
Seleccione una moneda: Elegir el tipo de moneda del pago por adelantado.
Descripción: Comentarios que hagan referencia al pago por adelantado.
Documento: Puedes adjuntar un documento como sustento al pago por adelantado.
Por último dar clic en “Guardar”.
NOTA: Una vez que se genere el pago por adelantado se deberá de seguir el flujo de trabajo que tenga el Proveedor.
Debemos ver el detalle de este pago, después de revisar la información podremos “Autorizar o Rechazar” este pago por adelantado.
Al dar clic en autorizar, podrás observar una pantalla de alerta “¿Estás seguro de autorizar el comprobante?” donde puedes agregar tus comentarios y después dar clic en “Autorizar”.
Dar clic en el menú Mis Comprobantes > Pendientes de verificación y podrá visualizar en el portal el/los pagos por adelantado que se van a autorizar, dar clic sobre el número de serie o folio del pago para ver el detalle.
Debemos entrar al detalle de este pago, después de revisar la información podremos “Autorizar o Rechazar” este pago.
Al dar clic en autorizar, podrás observar una pantalla de alerta “¿Estás seguro de autorizar el comprobante?”, puedes agregar tus comentarios y después dar clic en “Autorizar”.
El portal emite un mensaje de confirmación de envío “El comprobante XXX ha sido autorizado”.
Ahora tenemos que dar clic en el menú Mis Comprobantes > Pendientes de pago, tendremos que seleccionar cada uno de los pagos y posteriormente dar clic en crear orden de pago.
Para crear la orden de pago, se tendrá que capturar el título para identificar esa orden de pago, seleccionar la fecha en la cual se estaría pagando, si se desea capturar algún comentario se puede hacer y por último dar clic en Registrar.
El portal emite un mensaje de confirmación “Se ha creado la orden de pago XXX correctamente. Ir a órdenes de pago”.
En el portal dar clic en el menú Órdenes de pago > Pendientes, debemos entrar al detalle de esta orden de pago y eso se hace dando clic sobre el No. de orden.
Después de revisar la información dar clic en “Enviar a ejecución” la orden de pago.
El portal emite un mensaje de confirmación Enviar a ejecución “La orden de pago no podrá modificarse al solicitar su ejecución” ¿Desea continuar? dar clic en aceptar.
El portal emite un mensaje de confirmación “Se ha actualizado la orden de pago No. XXX correctamente”.
Dar clic en el menú Órdenes de pago > En ejecución, debemos entrar al detalle de esta orden de pago y eso se hace dando clic sobre el No. de orden.
Después de entrar al detalle sobre la Orden de pago, daremos clic en nuestro menú y seleccionaremos Pagar todos los pendientes.
A continuación deberás de capturar o agregar la siguiente información:
Cuenta de origen: Seleccionar la cuenta de donde saldrá el pago.
Fecha de ejecución de pago: Fecha en la cual se realizará el pago.
Tipo de operación: Elegir el medio por el cual se realizará el pago.
Número de referencia: Número con el cual se identifica el pago.
Comprobante bancario de pago (opcional): Si se cuenta con un documento que justifique el pago se puede agregar.
Comentarios: Espacio para agregar comentarios referentes al pago.
Por último dar clic en “Ejecutar”.
El portal emite un mensaje de confirmación de envío “Pagos de comprobantes exitosos”.
Dar clic en el menú Pagos > Archivo y podrá visualizar en el portal el/los pagos que aún están pendientes de un comprobante de pago.
NOTA: Los pagos generados por concepto de Pagos por Adelantado tendrán el estatus No necesitan Complemento de pago y estarán asociados al comprobante del pago por adelantado.
¿Cómo asociar una factura a un Pago(s) por Adelantado?
En el portal, dar clic en el menú Comprobantes > Por autorizar > clic en el Botón de agregar > CFDI.
A continuación deberás de cargar los archivos XML y PDF correspondientes a este adelanto de pago, dar clic en “Agregar”.
Se habilita una ventana donde deberás de elegir el flujo de trabajo para el comprobante y dar clic en aceptar, (en dado caso de que solo se cuente con un solo flujo de trabajo esta ventana no se visualizará).
Posteriormente seleccionar y asociar el/los pagos por adelantado (observaras, que al seleccionar el pago, se van sumando y restando los saldos), dar clic en agregar.
NOTA: En dado caso de que la suma de los pagos por adelantado exceda el monto se visualizará una alerta.
NOTA: Si por error no se asocian los pagos por adelantado, en la ventana del detalle de este pago, podemos dar clic en nuestro menú > Asociar Doc sin factura
El portal inmediatamente te redirige a la ventana donde se pueden asociar los pagos por adelantado.
Podrás observar dentro del portal la información relacionada a este pago (si se desea revisar y/o complementar información puedes dar clic sobre cada uno de los apartados), al asociar pagos por adelantado dentro del portal se habilita la pestaña “Pagos por adelantado”, ahí puedes verificar si tus pagos son correctos, después de revisar la información, dar clic en enviar.
El portal emite un mensaje de confirmación de envío “El comprobante XXX ha sido enviado a la empresa”.
En el menú Mis Comprobantes > Por Autorizar se podrá visualizar en el portal el/los comprobantes.
Debemos entrar al detalle de este pago y eso se hace dando clic sobre el número de serie / folio, si solicita complementar alguna información referente a este pago, será necesario realizarlo, después de revisar la información podremos “Autorizar o Rechazar” este pago.
Al dar clic en autorizar, podrás observar una pantalla de alerta “¿Estás seguro de autorizar el comprobante?” donde puedes agregar tus comentarios y después dar clic en “Autorizar”.
El Administrador deberá de dar clic en el menú Mis Comprobantes > Pendientes de verificación y podrá visualizar en el portal el/los comprobantes.
Debemos entrar al detalle de este pago y eso se hace dando clic sobre el número de serie / folio, después de revisar la información podremos “Autorizar o Rechazar” este pago.
Al dar clic en autorizar, podrás observar una pantalla de alerta “¿Estás seguro de autorizar el comprobante?” donde puedes agregar tus comentarios y después dar clic en “Autorizar”.
El portal emite un mensaje de confirmación de envío “El comprobante XXX ha sido autorizado”.
Para verificar que el pago adelantado ya se encuentra asociado con el pago y la factura, debemos de dar clic en el menú Pagos > Archivo y podrá visualizar en el portal el/los pagos por adelantado que ya se encuentran asociados con los complementos de pago.
Al dar clic sobre la opción de complemento de pago donde está registrado nuestro pago por adelantado podrás observar que ya se encuentra relacionado y la manera de verificar que ya esta asociado es porque visualizamos el icono de y al deslizar el mouse sobre el icono podrás leer el siguiente mensaje “Comprobante pagado a través de un Pago por Adelantado”
Recuerda subir tu complemento de pago una vez que tu pago por adelantado ya se encuentre pagado.
