1. Desde el portal de Controldegastos, ingresar en la plataforma y diríjase al menú “Anticipos > Mis solicitudes”.
2. De clic al botón de “Agregar”, automáticamente se abrirá un formulario.
3. Validar y agregar los datos que solicita el portal, dar clic en “Continuar”.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está solicitando el anticipo.
4. Continuar con el llenado de los campos del formulario, en esta vista deberá llenar los siguientes datos:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Moneda. Divisa a través de la cual está solicitando el anticipo (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Fechas. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje, no se podrán hacer anticipos de fechas pasadas por lo que solo están habilitadas las fechas del día en que está creando el anticipo y fechas futuras.
Días en total. Duración total del viaje o actividad a realizar (contador automático).
Descripción del anticipo. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual solicita el anticipo.
Al terminar continuar con la sección “Detalle de gastos”, dar clic en “+ Agregar”.
5. Aparecerá un listado con todas los “Tipos de Gasto” que podrá seleccionar para realizar el viaje y/o actividad por ejemplo: Alimentos, Propinas, Transporte, etc. al finalizar, dar clic en “Agregar”.
NOTA:
A solicitud de la empresa, existirán gastos que ya tendrán un importe solicitado o podrás capturarlo.
El usuario deberá de leer algunas condicionantes que se agregaron al “Tipo de gasto”.
6. Al dar clic en la opción “Agregar” el portal te re direcciona a la pantalla de “Agregar anticipo” donde podrá ver ya agregados los “Tipos de gastos” que se seleccionaron anteriormente y el total del importe solicitado en el anticipo, después de validar la información si todo es correcto, dar clic “Agregar”.
CONSIDERACIONES:
Los importes se calculan en automático o se pueden editar dependiendo de las Políticas de Gasto configuradas en la empresa a la que perteneces.
El Usuario si lo requiere puede editar el “Tipo de gasto”, dar clic en el "Nombre del gasto".
El portal muestra una sub ventana donde se puede modificar:
Importe solicitado. Monto neto o con centavos que el Usuario solicita para el desarrollo de sus actividades / gastos.
Número de días. Total de días o eventos que utilizará el “Tipo de gasto” solicitado.
Notas. El Usuario puede agregar comentarios enfocados a la solicitud del “Tipo de gasto”.
Después de validar la información si todo es correcto, dar clic en “Actualizar”.
A continuación el portal te muestra un resumen de anticipo solicitado después de los cambios realizados, si toda la información es correcta dar clic en “Agregar”.
Después de validar la información si por error se seleccionó un “Tipo de gasto” que no será utilizado, el Usuario deberá de dar clic en el icono de “Eliminar”, el portal inmediatamente borra el “Tipo de gasto”.
7. Para concluir la solicitud de anticipo, el portal emite una alerta mencionando que “El anticipo XXX ha sido creado” y el estatus es “Borrador”.
8. Para finalizar es necesario solicitar autorización, para hacer esto, dar clic en el icono “Solicitar autorización”.
9. En la subventana puedes agregar comentarios enfocados hacia la solicitud de anticipo que acabas de realizar, dar clic en “Continuar”.
Automáticamente le llegará una notificación a la persona previamente configurada como su “Autorizador”.
10. El portal emite una alerta donde notifica “El anticipo se encuentra en proceso de autorización” y el estatus es “Por autorizar”. Una vez solicitada la autorización no se podrá hacer ninguna modificación o cambio en el anticipo.
11. El anticipo tendrá que haber pasado por todo el flujo de autorización y pago hasta llegar al estatus “Pagado” para ser comprobado en un Reporte de Gastos. Para saber como realizar este paso haz clic aquí.