Está actividad puede ser realizada por:  Administrador


  1. Para dar de alta a nuevos colaboradores (Usuarios) dentro del portal de Controldegastos deberá dirigirse al menú “Configuraciones > Usuarios > clic + Agregar” que aparece en el extremo superior derecho.



  1. Podrá visualizar una ventana donde deberá de capturar el correo que tendrá asignado el Usuario, dar clic en Continuar:



  1. Se despliega el formulario para dar de alta a sus colaboradores (Usuarios), dar clic en cada elemento para ingresar los datos:

  • Correo electrónico. Dato que se registra en automático, deberá de aparecer el mismo correo que se registró previamente.

  • Nombre (s). Capturar el nombre(s) del Usuario.

  • Apellidos. Registrar el apellido paterno y materno del Usuario.

  • Teléfono. Agregar a 10 dígitos el número telefónico del Usuario.

  • Lenguaje. Idioma con el que estará interactuando en el portal.

  • Tipo de acceso. Seleccionar tipo “Cuenta”.



  1. Ahora deberá de elegir el campo de Rol que tendrá en la compañía, despliega una lista de los diferentes roles que pueden tener sus colaboradores (Usuarios) en la aplicación.

Los roles son:

Rol

Descripción

Administrador de gastos

Administra la aplicación teniendo acceso a todas las opciones disponibles en su aplicación.

Gastador

Usuario que se encarga de registrar información en anticipos y reportes de gastos.

Autorizador

Recibirá notificaciones cuando los gastadores que se le asignen envíen sus anticipos o reportes.

Contador

Usuario que recibe los anticipos o reportes para revisarlos.

Tesorero

Usuario que realiza los pagos.



NOTA:  En esta misma ventana se cuenta con la opción de poder registrar un correo adicional, en caso de ser requerido por la empresa.


Al terminar de cargar la información dar clic al botón Agregar:




  1. El portal mostrará toda la información que fue capturada al momento de dar de alta al Usuario y ahora deberá de dar clic en la opción de “Compañías”.



  1. Se podrá ver el nombre de la “Compañía” en la cual está dado de alta el Usuario, dar clic en el icono de “Agregar”(icono de +).



  1. El portal emite una subventana con el estado de la información que deberá de ser capturada:

  • Roles. Confirma el rol que tiene asignado el Usuario.

  • Jerarquía de usuario. Seleccionar la estructura a la que está asignada el Usuario dentro de la organización.

  • Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.

  • Cuenta contable. Nombre de la clasificación contable donde se dará de alta al Usuario. 

  • Lugar de trabajo. Nombre de la empresa o sede donde se encuentra dado de alta el Usuario.

  • Prioridad. Capturar la cifra de 100.

  • Identificador adicional. Número de control interno asignado por la empresa, pueden ser números, letras o alfanumérico.

  • Grupo de autorizadores. Seleccionar el conjunto de validadores al que se encuentra asignado el Usuario de acuerdo al flujo de trabajo.


Después de validar toda la información dar clic en “Autorizar”.



  1. El portal te regresa a la ventana principal del Usuario donde puedes ver la siguiente información: Compañía, Jerarquía de Usuario, Centro de costo, Cuenta contable, Roles y Lugar de trabajo, además de ver una alerta “La configuración de (Nombre de Usuario) en la compañía xxxxx ha sido actualizada”.



  1. A continuación se deberán de dar de alta las formas de pago.



  1. Para dar de alta una tarjeta como forma de pago de aquellos nuevos colaboradores (Usuarios) dentro del portal de Controldegastos deberá dirigirse al menú “Estados de cuenta > Tarjetas > clic + Agregar” que aparece en el extremo superior derecho.



  1. Se despliega el formulario para dar de alta la tarjeta a sus colaboradores (Usuarios), dar clic en cada elemento para ingresar los datos:

  • Usuario. Seleccionar el nombre del Usuario al que se le dará de alta la forma de pago.

  • Banco. Seleccionar el nombre de la institución bancaria asociada a la tarjeta.

  • Moneda. Elegir el tipo de divisa de la tarjeta. 

  • Últ 4 dígitos. Capturar los últimos 4 dígitos de la tarjeta. 

  • Tipo de tarjeta. Elegir el tipo de tarjeta.

  • Fuente. Seleccionar el tipo de referencia de la tarjeta.


Después de validar toda la información dar clic en “Agregar”.



  1. El portal te regresa a la ventana principal de tarjetas donde puedes ver la siguiente información: Últ 4 dígitos, Titular, Fuente, Tipo de tarjeta, Balance y Creada, además de ver una alerta “La tarjeta xxx ha sido creada”.



  1. Por último se deberá de validar la creación de la nueva forma de pago, dirigirse al menú “Configuraciones > Usuarios > clic en el nombre del Usuario > Formas de pago” y ahí se podrá ver dada de alta la forma de pago.



  1. Su colaborador (Usuario) recibirá una notificación vía email, para que este acceda a la aplicación, así como una contraseña temporal, dar clic en el recuadro de “Iniciar sesión”.



  1. El Usuario a través de una nueva página en su navegador podrá iniciar sesión, deberá de capturar su Usuario y Contraseña (Temporal) y dar clic en “Iniciar sesión”.



  1. A continuación el Usuario deberá de capturar una nueva contraseña:

  • Escriba su nueva contraseña, debe tener mínimo 8 caracteres.

  • Incluir al menos una letra mayúscula, una letra minúscula y un número.

  • Reescribir la contraseña para los motivos de verificación.

  • Dar clic en “Establecer contraseña”.

  1.  De esta manera el Usuario estaría iniciando sesión en Controldegastos y recibirá un correo de Bienvenida donde se enuncian datos que serán de apoyo para el desarrollo de sus actividades dentro del portal.

 

NOTA: Deberá repetir la actividad por cada alta que requiera.


Mi colaborador (Usuario) no recibió el email de acceso

En dado caso de que su colaborador (Usuario) no llegara a recibir el correo de confirmación, dentro del portal de Controldegastos deberá dirigirse al menú “Configuraciones > Usuarios > clic nombre del Usuario (Inactivo)”, dar clic a los 3 puntos que aparecen al lado derecho de su colaborador (Usuario), se despliega un menú y dar clic en la opción “Restablecer contraseña”.

Se reenvía un correo de notificación para que pueda “Activar” su Usuario.




Requiero cambiar los datos de mi colaborador (Usuario).

Seleccione el colaborador (Usuario) al que se le realizarán los cambios en su información, dar clic en los 3 puntos que aparecen al extremo de su colaborador (Usuario).

De clic a la opción Editar:

Edite los valores que se requieran (Nombre, Apellidos, Teléfono, Lenguaje, Tipo de acceso, Compañía, etc.) y al finalizar dar clic al botón  Actualizar:




Eliminar un colaborador (Usuario).

Seleccione el colaborador (Usuario) que requiere, dar clic en los 3 puntos que aparecen al extremo de su colaborador (Usuario).

De clic a la opción Borrar:



Está acción le mostrará un mensaje de advertencia, al dar clic al botón Borrar se eliminará el registro de su colaborador (Usuario):