Dentro del portal de Controldegastos se pueden realizar dos tipos de reporte de gastos:
Asociado a un anticipo. Cuando el Usuario solicita y recibe un anticipo.
Sin asociar anticipo. Cuando el Usuario no recibe y/o solicita un anticipo y los gastos fueron cubiertos por el.
Para realizar una comprobación de gastos en Controldegastos es necesario tener cargadas las facturas y/o comprobantes que se utilizarán para su comprobación y realizar las siguientes acciones:
Reporte de gastos asociado a un anticipo.
1. Ingresar al portal de Controldegastos en la opción de "Reportes > Mis reportes", el portal enlista los reportes que se han ido elaborando y están pendientes de enviar a Autorizar, dar clic en "Agregar".
En la siguiente pantalla tenemos que validar los siguientes datos, dar clic en “Continuar”:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
El portal emite una subventana donde se deberá de seleccionar el anticipo al cual desea asociarse el reporte de gastos, dar clic en “Continuar”.
Ahora se tendrá que validar la siguiente información:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Anticipos - Fechas. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje, no se podrán hacer anticipos de fechas pasadas por lo que solo están habilitadas las fechas del día en que está creando el anticipo y fechas futuras.
Anticipos - Días en total. Duración total del viaje o actividad a realizar (contador automático).
Descripción del gasto. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual solicitó el anticipo.
Si toda la información es correcta, ahora en el apartado de “Comprobantes” dar clic en “Agregar”.
El portal te mostrará una subventana con el listado de los comprobantes que se tienen agregados.
En el listado de los comprobantes a seleccionar es importante tomar en cuenta lo siguiente: Podrás ver comprobantes con este icono eso representa que no pueden ser agregados al reporte de gasto, debido a que la fecha de gasto que tiene el comprobante está fuera de las fechas (inicio y final) que tiene reporte de gasto.
Del listado de comprobantes que se muestran deberás de seleccionar los que se van a incluir en tu reporte de gastos, dar clic en “Agregar”.
El portal muestra un resumen de los comprobantes seleccionados, después de validar toda la información que integra el reporte de gastos, dar clic en “Agregar”.
El portal habrá guardado el reporte de gastos, ahora podrás ver la siguiente información: Notificación “El reporte xxx ha sido creado” y Estatus “Borrador”.
Después de revisar y validar que toda la información es correcta, dar clic en “Solicitar autorización”.
El portal emite una subventana donde podrás registrar algún comentario de apoyo para que el Autorizador asignado tenga una referencia sobre el reporte de gasto a revisar, dar clic en “Continuar”.
Por último el portal te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente información: Notificación “El reporte de gastos se encuentra en proceso de autorización” y Estatus (Dependiendo del flujo de autorización).
Reporte de gastos sin asociar a un anticipo.
Ingresar al portal de Controldegastos en la opción de "Reportes > Mis reportes", el portal enlista los reportes que se han ido elaborando y están pendientes de enviar a Autorizar, dar clic en "Agregar".
En la siguiente pantalla tenemos que validar los siguientes datos, dar clic en “Continuar”:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
El portal emite una subventana donde se muestra el apartado de “Anticipos”, deberá de dar clic en “Continuar sin anticipos”.
Ahora se tendrá que validar la siguiente información:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Anticipos - Fechas. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje, las fechas establecidas deberán de coincidir con el ingreso de los gastos de sus comprobantes.
Anticipos - Días en total. Duración total del viaje o actividad a realizar (contador automático).
Descripción del gasto. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual solicitó el anticipo.
Si toda la información es correcta, ahora en el apartado de “Comprobantes” dar clic en “Agregar”.
El portal te mostrará una subventana con el listado de los comprobantes que se tienen agregados.
En el listado de los comprobantes a seleccionar es importante tomar en cuenta lo siguiente: Podrás ver comprobantes con este icono eso representa que no pueden ser agregados al reporte de gasto, debido a que la fecha de gasto que tiene el comprobante está fuera de las fechas (inicio y final) que tiene reporte de gasto.
Del listado de comprobantes que se muestran deberás de seleccionar los que se van a incluir en tu reporte de gastos, dar clic en “Agregar”.
El portal muestra un resumen de los comprobantes seleccionados, después de validar toda la información que integra el reporte de gastos, dar clic en “Agregar”.
El portal habrá guardado el reporte de gastos, ahora podrás ver la siguiente información: Notificación “El reporte xxx ha sido creado” y Estatus “Borrador”.
Después de revisar y validar que toda la información es correcta, dar clic en “Solicitar autorización”.
El portal emite una subventana donde podrás registrar algún comentario de apoyo para que el Autorizador asignado tenga una referencia sobre el reporte de gasto a revisar, dar clic en “Continuar”.
Por último el portal te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente información: Notificación “El reporte de gastos se encuentra en proceso de autorización” y Estatus (Dependiendo del flujo de autorización).
