Existe la posibilidad que después de comenzar a utilizar el portal de Requisiciones nos percatamos que se requiere agregar un nuevo flujo de trabajo que no fue contemplado o es un nuevo requerimiento de la empresa, cualquiera que sea el motivo el portal permite agregar nuevos flujos de trabajo.
Para agregar un nuevo flujo de trabajo, es necesario realizar las siguientes acciones:
Como Administrador, ingresar al portal de Requisiciones en la opción de "Flujos de trabajo", el portal enlista los flujos de trabajo que ya se tiene agregados, dar clic en “+ Agregar”.
En la siguiente ventana deberá de capturar la siguiente información para crear el flujo de trabajo:
Nombre. Registrar el nombre del flujo de trabajo que requiere dar de alta la empresa.
ID. Datos que se registran en automático por parte del portal.
Descripción. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual se crea el flujo de trabajo.
Familia de Objetos. Seleccionar el nombre del espacio de trabajo donde se creará el flujo de trabajo, este deberá de ser “Requisiciones”.
Flujo base. Seleccionar el nivel de autorización que tendrá asignado el flujo de trabajo.
Plantilla de campos. Seleccionar del grupo el nombre con los datos que se deberán de capturar al usar el flujo de trabajo.
Al capturar toda la información y si esta es correcta, dar clic en “Agregar”.
El portal habrá guardado el flujo de trabajo, ahora podrás ver la siguiente información: Notificación “El flujo de trabajo xxx ha sido creado”.
A continuación, el portal te muestra el listado de cada uno de los status o fases que se visualizarán al ejecutarse el flujo de trabajo creado, deberás de configurar el nivel de visibilidad y obligatoriedad de los campos para cada fase o status, dar clic en agregar “+”.
Se enlistan los niveles o roles que tendrán acceso al flujo de trabajo, para cada rol podrás ver los campos que se van a registrar y para cada campo existen 4 opciones a configurar:
Seleccionar todo. Alternativa en general que especifica que el campo o dato a registrar estará visible “Lectura”, se pueden agregar datos “Escritura” y son datos obligatorios “Requerido”.
Lectura. Alternativa que especifica que el campo o dato a registrar estará visible “Lectura” con esta opción solo es informativo.
Escritura. Alternativa que especifica que el campo o dato a registrar se le pueden agregar datos “Escritura”.
Requerido. Alternativa que especifica que el campo o dato a registrar es de carácter obligatorio “Requerido” por la empresa.
Al concluir con la configuración de de cada nivel o rol, dar clic en “Actualizar”.
Por último, al dar clic en “Actualización”, ahora podrás ver la siguiente Notificación: “La plantilla ha sido configurada para el flujo de trabajo xxx”.
