Desde la aplicación de Control de gastos en cualquier momento, usted puede cargar los comprobantes que le han sido expedidos para posteriormente realizar la comprobación de sus gastos.
La aplicación le permite cargar y editar sus comprobantes de tipo:
1. Vales Azules: Comprobantes no deducibles
2. CFDI: Facturas que le han sido expedidas
3. Comprobantes extranjeros: Si usted realiza gastos fuera de México
Para los comprobantes antes mencionados, cabe aclarar que es su empresa quien autoriza el uso o no del tipo de comprobante.
A continuación se describe la manera de como cargar algunos de los comprobantes antes mencionados.
Cargar Vale azul.
La aplicación le permite a usted cargar un comprobante sin CFDI “Vale azul”, ya sea desde una imagen o un pdf.
Después de haber iniciado sesión dentro de la aplicación para cargar un vale azul, desde la opción "Comprobantes > Agregar +", dar clic en “Comprobante”.
Seleccionar la opción “Vale azul”.
Al seleccionar comprobante “Vale azul”, la carga puede ser mediante una fotografía o buscando el comprobante en los archivos.
En caso de ser la primera vez y por temas de seguridad, puede pedir permisos para acceder a la cámara, a los archivos y al micrófono. Proporcionar las autorizaciones correspondientes.
En este momento debe de ver las siguientes opciones en pantalla:
Regresar: Cancela la acción y regresa al detalle del comprobante.
Acceso a archivo: Entrará a los archivos de su dispositivo, en donde puede seleccionar el elemento. Debe de ser PDF o imagen.
Acceso a imágenes: Accede a la carpeta de imágenes de su dispositivo.
Tomar fotografía: Toma la fotografía, enfocando el elemento y permite utilizar esta como evidencia.
Debido a que no existe algún archivo de donde obtener la información para comprobantes sin CFDI, es requisito cargar estos manualmente.
Compañía: Seleccionar el nombre de nuestra empresa.
Tipo de gasto: Despliega una lista de gastos limitada a los que su empresa permite para comprobantes no deducibles.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Descripción: Breve descripción del comprobante.
Nombre del emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Importe total: Monto del gasto efectuado.
Validar la información y si todo es correcto, dar clic en “Guardar”.
Una vez guardado el “Vale azul” podrás ver un resumen con los datos y la información del comprobante.
Datos.
Se observa un resumen con la información registrada para este comprobante “Vale azul”:
Compañía: Nombre de su empresa.
Emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Datos complementarios: Se puede agregar información adicional que la empresa solicita para sustentar el gasto realizado, dar clic en el icono de “Editar” (lápiz).
Conceptos: Se enlista el detalle del gasto realizado.
Subtotal: Monto del gasto efectuado.
Total gastado: Monto del gasto efectuado.
Subtotal autorizado: Monto del gasto efectuado después de validaciones.
Total autorizado: Monto del gasto efectuado después de las validaciones.
Comprobante.
La aplicación te muestra la imagen del comprobante ingresado.
Personas adicionales.
Si la empresa tiene autorizado para cada colaborador poder compartir gastos con personas adicionales, desde este apartado se pueden capturar los datos de estas personas extras.
*Revisar este punto desde el comprobante CFDI para conocer cómo agregar personas.
2. Cargar: CFDI.
Es necesario que en su dispositivo ya cuente con los archivos que conforman el CFDI:
Archivo PDF: Representación gráfica del detalle de la factura.
Archivo XML: Archivo con toda la información requerida por el SAT.
Si su emisor le proporciona la factura como un archivo comprimido (.ZIP), le pedimos de favor que descomprima los archivos o que cargue su comprobante enviándolo por email.
El sistema en ningún momento le proporciona facturas que no cargue usted, es responsabilidad del colaborador solicitar su factura para que pueda cargarla en la aplicación y hacer uso de estas en su comprobación de gastos.
Después de haber iniciado sesión dentro de la aplicación para cargar un CFDI desde la opción "Comprobantes > Agregar +", dar clic en “Comprobante”.
Seleccionar la opción “CFDI”.
Al seleccionar comprobante “CFDI”, se deben de registrar los archivos “XML - PDF”.
Además se deberán de registrar los siguientes datos:
Tipo de gasto: Despliega una lista de gastos muestra solo los que su empresa permite para comprobantes CFDI.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Validar la información y si todo es correcto, dar clic en “Agregar”.
Una vez agregado el “CFDI” podrás ver un resumen con los datos y la información del comprobante.
Datos.
Se observa un resumen con la información registrada para este comprobante “Vale azul”:
Compañía: Nombre de su empresa.
Emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Datos complementarios: Se puede agregar información adicional que la empresa solicita para sustentar el gasto realizado, dar clic en el icono de “Editar” (lápiz).
Conceptos: Se enlista el detalle del gasto realizado.
Subtotal: Monto del gasto efectuado.
IVA trasladado: Muestra el impuesto sobre el consumo de bienes y servicios.
Total gastado: Monto del gasto efectuado.
Subtotal autorizado: Monto del gasto efectuado después de validaciones.
Total autorizado: Monto del gasto efectuado después de las validaciones.
Comprobante.
La aplicación te muestra los archivos que se ingresaron (XML-PDF), así como los siguientes datos del comprobante:
Emisor. RFC y Razón social de la empresa que emite el comprobante.
Receptor. RFC y Razón social de la empresa a la que se le emite el comprobante.
Información fiscal. Conjunto de datos que identifican legal y tributariamente al comprobante fiscal.
Expedición.
Muestra un mapa con la ubicación del lugar donde se realizó la compra o gasto y la dirección del lugar donde se factura.
Validaciones. Enlista el conjunto de reglas y comprobaciones que se establecen para asegurar la autenticidad , integridad y validez fiscal del comprobante.
Personas adicionales.
Si la empresa tiene autorizado para cada colaborador poder compartir gastos con personas adicionales, desde este apartado se pueden capturar los datos de estas personas extras.
Dar clic en “Agregar personas”, seleccionar el tipo de persona extra que se estaría incluyendo a este comprobante.
Externo. Capturar el nombre completo (Nombre y Apellidos) y correo de la persona con la que se comparte el gasto.
Usuario. Seleccionar del listado de colaboradores (Usuarios) registrados dentro del portal la persona con la que se comparte el gasto generado, dar clic en “Aceptar”.
3. Comprobante del extranjero
La aplicación le permite a usted cargar un comprobante “Extranjero”.
Después de haber iniciado sesión dentro de la aplicación para cargar un comprobante del extranjero, desde la opción "Comprobantes > Agregar +", dar clic en “Comprobante”.
Seleccionar la opción “Factura extranjera”.
Al seleccionar comprobante “Extranjero”, la carga puede ser mediante una fotografía o buscando el comprobante en los archivos.
En caso de ser la primera vez y por temas de seguridad, puede pedir permisos para acceder a la cámara, a los archivos y al micrófono. Proporcionar las autorizaciones correspondientes.
Debido a que no existe algún archivo de donde obtener la información para comprobantes sin CFDI, es requisito cargar estos manualmente.
Compañía: Seleccionar el nombre de nuestra empresa.
Tipo de gasto: Despliega una lista de gastos limitada a los que su empresa permite para comprobantes no deducibles.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Descripción: Breve descripción del comprobante.
Nombre del emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Importe moneda del comprobante: Monto del gasto efectuado en divisa del extranjero.
Importe de comprobación: Monto del gasto efectuado en divisa a comprobar.
Validar la información y si todo es correcto, dar clic en “Guardar”.
Una vez guardado el “Comprobante del extranjero” podrás ver un resumen con los datos y la información del comprobante.
Datos.
Se observa un resumen con la información registrada para este comprobante “Extranjero”:
Compañía: Nombre de su empresa.
Emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante.
Conceptos: Se enlista el detalle del gasto realizado, de ser necesario se pueden agregar más conceptos, dar clic en “Agregar concepto”.
Subtotal: Monto del gasto efectuado.
Monto original. Monto total en divisa del extranjero.
Total gastado: Monto del gasto efectuado en divisa de comprobación.
Subtotal autorizado: Monto del gasto efectuado después de validaciones.
Total autorizado: Monto del gasto efectuado después de las validaciones.
Comprobante.
La aplicación te muestra la imagen del comprobante ingresado.
Personas adicionales.
Si la empresa tiene autorizado para cada colaborador poder compartir gastos con personas adicionales, desde este apartado se pueden capturar los datos de estas personas extras.
*Revisar este punto desde el comprobante CFDI para conocer cómo agregar personas.
