Dentro de la aplicación de Control de gastos se pueden realizar dos tipos de reporte de gastos:
Asociado a un anticipo. Cuando el Usuario solicita y recibe un anticipo.
Sin asociar anticipo. Cuando el Usuario no recibe y/o solicita un anticipo y los gastos fueron cubiertos por el.
Para realizar una comprobación de gastos en Control de gastos es necesario tener agregadas las facturas y/o comprobantes que se utilizarán para su comprobación, realizar las siguientes acciones:
Reporte de gastos asociado a un anticipo.
1. Ingresar a la aplicación de Control de gastos en la opción de "Reportes > Gastos > Agregar + > Reportes de gastos".
En la siguiente pantalla tenemos que ingresar los siguientes datos, dar clic en “Continuar”:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (Puede o no permitir editar).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
La aplicación enlista los anticipos pagados, selecciona el anticipo al cual desea asociarse el reporte de gastos y da clic en “Seleccionar”.
Ahora se tendrá que validar la siguiente información:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario (No se puede editar la información).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos (No se puede editar la información).
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (No se puede editar la información).
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos (No se puede editar la información).
Anticipos - Fechas - Monto. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje y también se puede ver el monto que se recibió como anticipo.
Detalles del reporte. Duración total del viaje o actividad a realizar (Contador automático).
Descripción. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual solicitó el anticipo y que ahorita se está uniendo al reporte de gastos.
Si toda la información es correcta, ahora en el apartado de “Comprobantes” dar clic.
La aplicación mostrará el listado de los comprobantes que se tienen agregados.
En el listado de los comprobantes a seleccionar es importante tomar en cuenta lo siguiente: Podrás ver comprobantes en marca de agua “Color gris” eso representa que no pueden ser agregados al reporte de gasto, debido a que la fecha de gasto que tiene el comprobante está fuera de las fechas (Inicio y Final) que tiene reporte de gasto.
Del listado de comprobantes que se muestran deberás de seleccionar los que se van a incluir en tu reporte de gastos, dar clic al comprobante y después clic en “Aceptar”.
La aplicación muestra un resumen de los comprobantes seleccionados, después de validar toda la información que integra el reporte de gastos, dar clic en “Guardar”.
Se habrá guardado el reporte de gastos, ahora podrás ver un resumen del Reporte de gastos:
Información.
Saldo. Especifica si hay saldo a favor o por reembolsar.
Creador. Nombre del usuario que da de alta el reporte de gastos.
Fechas. Periodo de tiempo para comprobar gastos.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Estatus. Etapa en la que se encuentra el reporte de gastos de acuerdo al flujo de autorización que se tiene configurado.
Anticipos - Fechas - Monto. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje y también se puede ver el monto que se recibió como anticipo.
Comprobantes. Enlista los comprobantes que están incluidos en este reporte de gastos.
Políticas. Mostrará la revisión de cada una de las políticas de gastos validadas por la aplicación, detalla si existen montos superados para cada tipo de gasto.
Bitácora. Enlista el histórico con las fechas de revisión, el nombre del usuario quien realiza la creación o revisión, los montos gastados y autorizados, se observa los comentarios o notas registradas y el estatus actual del reporte de gastos.
Si todos los datos son correctos dar clic en “Solicitar autorización”, en el siguiente espacio se debe de capturar algún comentario que pueda servir de apoyo para el autorizador, clic en “Solicitar autorización”.
Por último la aplicación te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente notificación: “El reporte ha sido enviado a autorizar. El usuario autorizador recibirá una notificación” y dependiendo del flujo de autorización el reporte continúa con las revisiones.
Reporte de gastos sin asociar a un anticipo.
Ingresar a la aplicación de Control de gastos en la opción de "Reportes > Gastos > Agregar + > Reportes de gastos".
En la siguiente pantalla tenemos que ingresar los siguientes datos, dar clic en “Continuar”:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (Puede o no permitir editar).
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Dar clic en “Omitir” debido a que para este reporte de gastos no cuenta o no se quiere asociar un anticipo pagado.
Ahora se tendrá que capturar la siguiente información:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario (No se puede editar la información).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos (No se puede editar la información).
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (No se puede editar la información).
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos (No se puede editar la información).
Detalles del reporte. Duración total del viaje o actividad a realizar, registrar la fecha inicio y fin del reporte de gastos (Contador automático).
Descripción. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual se elabora el reporte de gastos.
Si toda la información es correcta, ahora en el apartado de “Comprobantes” dar clic.
La aplicación mostrará el listado de los comprobantes que se tienen agregados.
En el listado de los comprobantes a seleccionar es importante tomar en cuenta lo siguiente: Podrás ver comprobantes en marca de agua “Color gris” eso representa que no pueden ser agregados al reporte de gasto, debido a que la fecha de gasto que tiene el comprobante está fuera de las fechas (Inicio y Final) que tiene reporte de gasto.
Del listado de comprobantes que se muestran deberás de seleccionar los que se van a incluir en tu reporte de gastos, dar clic al comprobante y después clic en “Aceptar”.
La aplicación muestra un resumen de los comprobantes seleccionados, después de validar toda la información que integra el reporte de gastos, dar clic en “Guardar”.
Se habrá guardado el reporte de gastos, ahora podrás ver un resumen del Reporte de gastos:
Información.
Saldo. Especifica el saldo por reembolsar.
Creador. Nombre del usuario que da de alta el reporte de gastos.
Fechas. Periodo de tiempo para comprobar gastos.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Estatus. Etapa en la que se encuentra el reporte de gastos de acuerdo al flujo de autorización que se tiene configurado.
Anticipos - Fechas - Monto. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje y también se puede ver el monto que se recibió como anticipo.
Comprobantes. Enlista los comprobantes que están incluidos en este reporte de gastos.
Políticas. Mostrará la revisión de cada una de las políticas de gastos validadas por la aplicación, detalla si existen montos superados para cada tipo de gasto.
Bitácora. Enlista el histórico con las fechas de revisión, el nombre del usuario quien realiza la creación o revisión, los montos gastados y autorizados, se observa los comentarios o notas registradas y el estatus actual del reporte de gastos.
Si todos los datos son correctos dar clic en “Solicitar autorización”, en el siguiente espacio se debe de capturar algún comentario que pueda servir de apoyo para el autorizador, clic en “Solicitar autorización”.
Por último la aplicación te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente información: Notificación “El reporte ha sido enviado a autorizar. El usuario autorizador recibirá una notificación” y dependiendo del flujo de autorización el reporte continúa con las revisiones.
