Los reportes de gastos solamente pueden ser autorizados por aquellos usuarios que tienen el rol de Autorizador y únicamente podrán Autorizar o Rechazar los reportes de gastos del personal que se encuentre a su cargo.
Un Autorizador puede autorizar o rechazar dos tipos de reportes de gastos:
Asociado a un anticipo. Cuando el Usuario solicita y recibe un anticipo.
Sin asociar anticipo. Cuando el Usuario no recibe y/o solicita un anticipo y los gastos fueron cubiertos por el.
¿Cómo autorizar un reporte de gastos asociado a un anticipo?
Para Autorizar o Rechazar el reporte de gastos, es necesario realizar las siguientes acciones:
Ingresar a la aplicación de Control de gastos en la opción de "Reportes > Autorización > Clic en el reporte a revisar".
Una vez dentro, tendrá acceso a diferentes pestañas y datos del reporte de gastos:
Información.
Saldo. Especifica si hay saldo a favor o por reembolsar.
Creador. Nombre del usuario que da de alta el reporte de gastos.
Fechas. Periodo de tiempo para comprobar gastos.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Estatus. Etapa en la que se encuentra el reporte de gastos de acuerdo al flujo de autorización que se tiene configurado.
Anticipos - Fechas - Monto. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje y también se puede ver el monto que se recibió como anticipo.
Comprobantes. Enlista los comprobantes que están incluidos en este reporte de gastos.
Políticas. Mostrará la revisión de cada una de las políticas de gastos validadas por la aplicación, detalla si existen montos superados para cada tipo de gasto.
Bitácora. Enlista el histórico con las fechas de revisión, el nombre del usuario quien realiza la creación o revisión, los montos gastados y autorizados, se observa los comentarios o notas registradas y el estatus actual del reporte de gastos.
Dependiendo de la revisión realizada por parte del Autorizador puede tomar la decisión de “Rechazar o Autorizar”, dar clic en la opción que considere. En el siguiente espacio se debe de capturar algún comentario que pueda servir de apoyo para sustentar la decisión del autorizador.
Por último la aplicación te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente notificación: “Reporte autorizado. El usuario creador recibirá una notificación” y dependiendo del flujo de autorización el reporte continúa con las revisiones.
¿Cómo autorizar un reporte de gastos sin asociar a un anticipo?
Para Autorizar o Rechazar el reporte de gastos, es necesario realizar las siguientes acciones:
Ingresar a la aplicación de Control de gastos en la opción de "Reportes > Autorización > Clic en el reporte a revisar".
Una vez dentro, tendrá acceso a diferentes pestañas y datos del reporte de gastos:
Información.
Saldo. Especifica el saldo por reembolsar.
Creador. Nombre del usuario que da de alta el reporte de gastos.
Fechas. Periodo de tiempo para comprobar gastos.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está realizando la comprobación de gastos.
Estatus. Etapa en la que se encuentra el reporte de gastos de acuerdo al flujo de autorización que se tiene configurado.
Comprobantes. Enlista los comprobantes que están incluidos en este reporte de gastos.
Políticas. Mostrará la revisión de cada una de las políticas de gastos validadas por la aplicación, detalla si existen montos superados para cada tipo de gasto.
Bitácora. Enlista el histórico con las fechas de revisión, el nombre del usuario quien realiza la creación o revisión, los montos gastados y autorizados, se observa los comentarios o notas registradas y el estatus actual del reporte de gastos.
Dependiendo de la revisión realizada por parte del Autorizador puede tomar la decisión de “Rechazar o Autorizar”, dar clic en la opción que considere. En el siguiente espacio se debe de capturar algún comentario que pueda servir de apoyo para sustentar la decisión del autorizador.
Por último la aplicación te regresa a la ventana principal de los “Reportes” donde puedes ver la siguiente notificación: “Reporte autorizado. El usuario creador recibirá una notificación” y dependiendo del flujo de autorización el reporte continúa con las revisiones.
