Antecedentes.
Actualmente, Focaltec Portal de Proveedores notifica a los proveedores únicamente cuando un documento de su expediente digital ya ha vencido o caducado. Esta notificación tardía puede generar inconvenientes significativos, ya que estamos siendo reactivos en lugar de proactivos, por lo tanto, el proveedor no tiene tiempo suficiente para actualizar la documentación antes de que se vea bloqueado para subir nuevas facturas u otras operaciones críticas.
Mejora a aplicar en Focaltec Portal de Proveedores.
Si se requiere la configuración anticipada de vencimiento de un campo del expediente digital, será necesario solicitar a soporte haga la configuración dentro del portal de Focaltec Portal de Proveedores.
Pasos para habilitar la configuración anticipada de vencimiento de un campo del expediente digital en el Focaltec Portal de Proveedores:
Se deberá solicitar a soporte se efectúe una configuración mediante un ticket o enviar un correo a soporte@focaltec.com o ayuda@focaltec.com, con el Asunto “Intervalo de días entre recordatorio de envío de expediente expirado al proveedor”.
Soporte de Focaltec tendrá que validar que se tenga habilitada y configurada la opción: “Intervalo de días entre recordatorio de envío de expediente expirado al proveedor”.
El Administrador (Cliente) debe de especificar en el correo la siguiente información de la solicitud:
Mencionar en el correo el intervalo de tiempo “Días” antes de la fecha de expiración de un campo para notificar al proveedor que un campo del expediente digital está por vencer. Los días deben estar separados por comas “,” por ejemplo: “1, 3, 7, 10, 15” (Solo números y enteros). En caso de que se establezcan valores no enteros separados por coma, el sistema no enviará notificación de esos elementos “no enteros”.
Una vez que se confirme que se cuenta con la configuración dentro del portal de Focaltec Portal de Proveedores, la empresa y Proveedores tendrán habilitada la configuración.
IMPORTANTE.
La configuración se aplica en el portal de Focaltec Portal de Proveedores después de que es aceptado el “Expediente digital”.
El envío de la notificación al Proveedor siempre es a las 06:00 a.m.
¿Cómo funciona la notificación?
Ejemplo.
Fecha de expiración del campo: “Octubre 20 2025”
Días de intervalo para envío de notificación de expiración: 1, 5, 10
Fechas calculadas de envío de notificación: “Octubre 10 2025 6:00 AM”, “Octubre 15 2025 6:00 AM”, “Octubre 19 2025 6:00 AM”
El proveedor recibirá por correo la notificación donde se le menciona la expiración de un campo dentro de su expediente digital.
