Esta funcionalidad permite a los usuarios visualizar el estado de cuenta de sus gastos realizados con medios personales (Efectivo/Tarjetas debito o credito del usuario) y/o corporativos que tenga asignado (si su empresa hace uso de estas).
Como usuario de la plataforma tiene la opción disponible mediante el menú:
- Perfil → Estado de cuenta
Si cuenta con el rol Tesorería puede visualizar la opción en el menú:
- Tesorería → Estados de Cuenta:
La principal diferencia entre Estado de Cuenta y Estados de cuenta es que el primero solo despliega el individual y el segundo despliega el de cada uno de los colaboradores.
Dando clic a la opción se visualizara la pantalla, por defecto, de medios personales.
Estados de cuenta - Medios Personales
En este apartado describe la vista de los estados de cuenta de todos los colaboradores que cuenten con reportes/anticipos creados al momento de la consulta.
Estos reportes/anticipos se desglosan en todos sus estatus.
La pantalla que se muestra es la siguiente:
1. Colaborador: Despliega el listado de todos los colaboradores que tienen medios de pago personales. El cambo de búsqueda A le permite filtrar por colaborador escribiendo en este el nombre a buscar.
2. Moneda: Muestra el listado en la moneda/s que tiene el colaborador dados de alta, el campo B le permite filtrar por tipo de moneda y por defecto muestra TODAS. Un usuario puede tener varias formas de pago en diferentes monedas si su empresa lo permite:
3. Empresa debe: Muestra el saldo que debe re-embolsar la empresa al usuario al momento de la consulta. Esta columna se basa en todos los reportes del colaborador en los cuales sus pagos por medios personales son mayores que los usados con medios corporativos, si estos aplican para el colaborador.
Adicionalmente, si el usuario realiza una comprobación con medios personales pero estos no son autorizados al 100%, se vera reflejado unicamente el monto autorizado por reembolsar.
4. Pendiente de devolver: Muestra el saldo que el colaborador debe regresar a la empresa.Esta columna se basa en todos los reportes del colaborador en los cuales sus pagos por medios corporativos son mayores que los usados con personales, si estos aplican para el colaborador.
Este apartado es afectado si al colaborador se le proporciona un Anticipo y se le paga en algún medio personal. Entonces si en la comprobación no se gasta el 100% del anticipo, entonces el colaborador tendrá pendiente está devolución.
Estados de cuenta - Tarjetas corporativas
Se pueden visualizar los saldos de sus colaboradores en los que, en su comprobación de gastos, hayan hecho uso de tarjetas corporativas.
1. Colaborador: Despliega el listado de todos los colaboradores que tienen medios de pago personales. El campo de búsqueda A le permite filtrar por colaborador escribiendo en este el nombre a buscar.
2. Tipo de tarjeta: Indica si la tarjeta corporativa es debito o credito.
3. Tipo de pago: De acuerdo a la configuración de los medios de pago por empresa, se nombran sus tarjetas corporativas. Está columna muestra ese nombre.
Cabe aclarar que solo se visualizaran todas aquellas tarjetas en las que el colaborador haya realizado algún gasto.
Se puede filtrar mediante la opción B, por defecto filtra por TODAS.
4. Pendiente de devolver: Muestra el saldo que el colaborador debe regresar a la empresa. Esta columna se basa en todos los reportes del colaborador en los cuales sus pagos por medios corporativos son mayores que los usados con personales, si estos aplican para el colaborador.
En todo caso en que algún reporte de gastos no sea autorizado al 100%, si se uso tarjeta de credito, se genera inmediatamente una devolución por parte del colaborador.
Ver detalle del colaborador
Se puede ver el detalle del colaborador, en el cual listara todos aquellos reportes o anticipos en los que se hayan usado medios personales o corporativos (dependiendo de la pestaña en la que se encuentre).
Esto despliega el histórico de todos los Anticipos o Reportes que tengan gastos realizados con medios personales/corporativos.
Así mismo muestra los estatus del Reporte/Anticipo y muestra los montos, si se debe reembolsar al colaborador o el colaborador necesita devolver a la empresa:
En la esquina superior derecha, el sistema muestra la suma de todas las devoluciones y reembolsos que tiene el colaborador. A su vez, indica la diferencia entre estos mediante el indicador Diferencia.
Descargar Estado de cuenta del colaborador.
En la vista principal de los Estados de Cuenta (Personal/Tarjetas corporativas) se cuenta con la opción para descargar el Estado de Cuenta de todos los colaboradores listados en formato Excel.
Se debe dar clic al botón Descargar Excel:
En este documento se visualiza lo siguiente:
En el Total se puede visualizar los totales a Devolver