Esta actividad dependerá si su empresa permite la solicitud o no de anticipos, en caso de tener duda le pedimos de favor se acerque con su área Administrativa para pedir está información.
TABLA DE CONTENIDOS
- Acceder al apartado de Anticipos
- Descripción del menú de anticipos
- Crear un anticipo
- Conceptos con campos adicionales - Configuración base
- Eliminar un concepto
- Guardar anticipo y enviarlo a autorización
- Estatus del anticipo
Acceder al apartado de Anticipos
Dentro de la aplicación, seleccione el icono (+) para que se desplieguen las opciones permitidas por su empresa:
Seleccione la opción "Anticipo":
Descripción del menú de anticipos
Los elementos base, su empresa puede tener campos especiales si así lo requirieron, del apartado de anticipos son:
| ID | Elemento | Descripción |
| 1 | Motivo del viaje | Breve descripción de la razón de la solicitud del anticipo |
| 2 | Extras | Si su empresa lo tiene configurado, puede añadir documentación adicional que soporte la solicitud del anticipo |
| 3 | Fecha inicio Fecha fin | Rango de días estimados en los que hará uso del anticipo |
| 4 | Centro de costos | Centro de costos al cual pertenece usted como usuario, en algunos casos este campo es fijo y no puede ser editado. |
| 5 | Moneda comprobación | Moneda en la que va a solicitar el anticipo, de igual manera depende de las instrucciones de su empresa la moneda en la que deberá de solicitar el anticipo. |
| 6 | Detalle de gastos Agregar gastos | Despliega un listado de gastos, según su empresa, que se le permitirá seleccionar para solicitar su anticipo. Es en este apartado en donde seleccionara el monto a solicitar, esto no indica que será el monto final que le va a ser autorizado por su empresa. |
| 7 | Total anticipo | Muestra la suma de todos los tipos de gasto |
| 8 | Cancelar | Cancela la creación del anticipo |
| 9 | Guardar | Guarda el anticipo generado, no significa que este sigue el flujo de autorización. No se puede guardar una solicitud de anticipo con un "Total anticipo" igual a $0.00. No se puede guardar un anticipo si no se capturan los datos obligatorios. |
Crear un anticipo
Recomendamos ampliamente calcular bien su presupuesto, pues este anticipo no se puede ampliar de manera natural y en su defecto requerirá de crear otro anticipo que se deberá comprobar aparte.
Registre los datos del formulario de acuerdo a la necesidad de la solicitud:
Para añadir los tipos de gasto, seleccione la opción "+ Agregar gastos", se le mostrará un listado con los tipos de gasto que tiene configurada su empresa.
Debido a la variedad en el tamaño de los dispositivos, en ocasiones es necesario desplazar con el dedo hacia arriba o abajo para desplazarse sobre el listado hasta encontrar el concepto requerido:
O puede ayudarse del panel de búsqueda para localizar y seleccionar el gasto requerido:
Para seleccionar un tipo de gasto, presione sobre el mismo y una flecha se debe de mostrar:
Puede seleccionar varios tipos de gasto al mismo tiempo, solo seleccione los que desea incluir y al final seleccione la opción "Aceptar":
En su apartado "Detalle de gasto" verá listado los conceptos seleccionados, si su empresa maneja políticas de gasto para uno o varios tipos de gasto, inmediatamente la aplicación mostrara el monto máximo que puede solicitar sin excederse de esta política (Naranja en la imagen):
Usted puede solicitar más recursos, si los requiere, la aplicación no bloquea que se esté excediendo de la política de gastos de su empresa, pero le advertirá sobre ello en cada uno de los conceptos en los que aplique:
Si el sistema no detecta alguna política aplicable, se diferenciara porque el importe aparecerá en $0.00:
Proceda a editar el detalle de sus conceptos, presione sobre el recuadro en blanco del concepto y entrará al detalle del mismo:
Los elementos en esta pantalla son:
| ID | Elemento | Descripción |
| 1 | Importe solicitado | Campo obligatorio. Ingresará el monto que requiere para ese tipo de gasto. Cantidad mínima: $0.01 Cantidad máxima: $9999999.99 |
| 2 | Número de eventos | Campo obligatorio. La cantidad de veces que usted calcula va a gastar en este tipo de gasto. Puede introducir directamente el valor, o ayudarse de los botones -/+ para quitar/añadir eventos. Un evento no puede tener un valor de cero, por defecto el valor será 1. Ejemplo: Para un viaje de ida y vuelta en autobús ocupa 2 boletos. Cada boleto cuesta $500.00, por lo que son 2 eventos y el importe es de $1000.00. |
| 3 | Notas | Campo opcional. Le puede ayudar a describir el motivo del monto sobre este tipo de gasto en particular. |
| 4 | Cancelar | Cancela la edición, no guarda los cambios y se regresa a la pantalla anterior. |
| 5 | Guardar | Guarda la edición del concepto o los cambios realizados del concepto. |
Una vez que termine la edición, presione el botón "Guardar", regresara a la pantalla del Anticipo y el concepto guardara los valores que edito:
Repita hasta que sus conceptos estén dentro del presupuesto que ha planeado.
Conceptos con campos adicionales - Configuración base
Para la configuración base de la aplicación, los conceptos que sean de tipo:
- Alimentación
- Hospedaje
Mostrarán campos adicionales al momento de su edición, estos campos afectan directamente la política de gastos (si aplica) y algunas empresas tiene restricciones respecto a estos.
Para los conceptos de Alimentación, se despliega adicionalmente el campo "Número de personas". En algunos casos una sola persona se encarga de solicitar los viáticos por las personas que le acompañaran.
La política de gasto entonces, dividirá el "Importe solicitado" entre la cantidad de personas y los eventos los aplicará también individualmente.
Ejemplo:
1.- Su empresa tiene una política de gastos para alimentos de $750.00 por día y por colaborador.
2.- Acudirán 2 colaboradores por 2 días.
3.- Cuando solicite los viáticos e introduzca $3000.00 pesos, pero no indico los eventos ni la cantidad de personas correctas, el sistema me indicara que sobrepase la política de gastos:
4.- En cambio, si configura 2 eventos y 2 personas el sistema ejecuta el cálculo e identifica que no rebasa la política:
Nota: Recuerde que el portal no bloquea la solicitud de anticipos con excedentes en la política de gastos, pero la aprobación depende estrictamente de su Autorizador y de su área financiera.
Para conceptos de tipo Hospedaje, el sistema sustituye el campo de "Eventos" por "Número de noches" y se adiciona también el campo "Número de personas":
El número de noches está limitado por la cantidad de días que coloco en el anticipo.
Para 2 días, el máximo de noches será 1 y para anticipos de 1 día, no pueden existir conceptos de hospedaje.
La política de gastos aplica de la misma manera que la de alimentos.
Eliminar un concepto
Si durante la generación de su anticipo, o la edición del mismo, añade un concepto que no requiere, puede eliminarlo accediendo al detalle del concepto y seleccionar el icono de "Borrar":
Guardar anticipo y enviarlo a autorización
Una vez que ha capturado los tipos de gasto y los montos que va a requerir, presione el botón de "Guardar":
Se le indicará en pantalla:
1. El consecutivo del anticipo guardado.
2. Vista rápida del anticipo
3. Estatus del anticipo
Recuerde que crear un anticipo no indica que este se ha enviado al flujo de aprobación de su empresa. Está acción se ejecuta manualmente y es responsabilidad del usuario que genera el anticipo el activar dicha acción.
En este nuevo apartado de "Anticipos", de ahora en adelante encontrará el histórico de todos los anticipos que ha solicitado y sus respectivos "Estatus".
Previo al envío de su anticipo, al presionar sobre cualquier anticipo que se muestre en el apartado "Anticipos", entrara al detalle general del anticipo.
Si requiere editar su anticipo seleccione la opción "Editar" y repita los pasos para editar el anticipo, mostrados previamente:
Si requiere eliminar está solicitud de anticipo puede seleccionar la opción "Eliminar anticipo". Esta acción no es reversible y está limitada su ejecución de acuerdo al estatus de su anticipo:
Puede enviar a flujo de autorización su anticipo al seleccionar la opción "Solicitar autorización", se mostrará una pantalla en donde puede colocar un comentario adicional que le puede ayudar a que su Autorizador identifique el motivo de la solicitud:
Al pulsar la opción "Aceptar", el sistema mandara una notificación a su Autorizador sobre su solicitud de anticipo y cambiara el estatus del anticipo:
En este momento usted ya no tiene el control de su anticipo, por lo que no es posible "Editarlo" o "Eliminarlo".
En caso de que requiere editarlo, le pedimos que solicite al área correspondiente que le rechace su anticipo por los medios que le sean más convenientes.
Estatus del anticipo
Una vez que envío su anticipo al flujo, es muy importante que dentro de la aplicación para ese anticipo encuentre un estatus de "Pagado", para que no tenga problemas durante su comprobación de gastos.
Estamos consientes de que ya pudiera contar con el anticipo, pero las áreas pertinentes no han actualizado el registro dentro del sistema. Le pedimos ampliamente que sea paciente y espere a que se registre ese estatus.
Durante el proceso de autorización y pago, usted ira recibiendo notificaciones en su equipo móvil:
Y en su email sobre estos movimientos:
Si entra a su aplicación, al apartado "Anticipos" podrá ir viendo el cambio de estatus de su anticipo conforme lo vayan autorizando:
En el momento en que su empresa marque como "Pagado" su anticipo, se mostrara este estatus:
Y en su panel encontrará que ahora tiene un monto "Por comprobar", resultado del monto solicitado en su anticipo:
Y es hasta ese momento en que sugerimos ampliamente que genere el reporte de gastos correspondiente.