Existirán 2 opciones para comprobar nuestras reservaciones:
1. Que el mismo Viaticador o persona interna a su empresa suban los CFDI de las reservaciones y comprobarlas.
2. Que una persona externa a su empresa "llámese Agencia" se encargue de realizar la carga de los CFDI de las reservaciones y comprobarlos.
Para ello deberán ir al menú "Reservaciones" y seleccionar la reservación pendiente para poder editarla, en cada uno de los conceptos de la reservación tendremos la opción de agregar archivos siempre y cuando sean de tipo PDF o imagen, por ejemplo: cuando se trate de vuelos, podremos agregar el PDF del itinerario del mismo.
NOTA: Estos archivos no serán de carácter obligatorio.
Para agregar los CFDI que comprueben los conceptos de nuestra reservación debemos ir al menú "Mis comprobantes" y agregarlos de manera manual tal y como lo hacemos para nuestros reportes de gastos.
Para más información favor de dar clic en la siguiente liga:
¿Cómo puedo agregar comprobantes de forma manual?
NOTA: Todos los comprobantes CFDI que tengan relación con reservaciones deben ser pagados por la empresa y las fechas de los mismos deben estar dentro del rango de las de la reservación realizada o de lo contrario les aparecerá un mensaje indicándoles que deben cambiar la fecha del mismo y no podrán guardarlo.
Regresaremos al apartado Reservaciones >> Reservaciones Pendientes" y daremos clic en editar, esto para poder relacionar los CFDI de los conceptos de la Reservación.
Ejemplo: Relacionaremos el comprobante antes agregado con el concepto de Hospedaje de la reservación, el icono en la columna de comprobante se tornará de color verde para que nos indique que se relacionó exitosamente.
Posterior a ello, daremos clic en el botón "Marcar como reservado" o bien dar clic en el nombre del concepto "Hospedaje" y en esa vista deberán marcar como reservado el comprobante y después guardar los cambios.
Siguiendo con el ejemplo del Hospedaje, es muy importante que antes de marcarse como reservadas se verifique que efectivamente el hotel haya sido reservado con el establecimiento correspondiente.
Por último daremos clic en Finalizar Solicitud.
NOTA: Si algún concepto está en estatus "Pendiente" la reservación no podrá finalizarse.
El estatus final será "Reservada" y los iconos de la reservación se tornarán en color verde.
TODAS LAS NOTIFICACIONES DEL FLUJO DE RESERVACIONES LLEGARAN A NUESTRO EMAIL CON LOS DATOS CORRESPONDIENTES DE LAS MISMAS.
Una vez la reservación esté finalizada el Viaticador deberá comprobarla en un nuevo reporte de gastos.
Para más información favor de dar clic en la siguiente liga:
¿Cómo elaboro mi comprobación de gastos?
Una vez dentro de la vista del nuevo reporte de gastos, llenaremos la información como lo hacemos normalmente y visualizaremos una nueva opción "Solicitud de reservación" seguido de un botón de +.
En este botón al dar clic aparecerá la reservación finalizada para que se seleccione y agregue al Reporte de gastos y con ello se anexen los comprobantes de la reservación.
Los comprobantes no podrán ser editados, ya que vienen protegidos desde las reservaciones.
NOTA: Deben verificar que las fechas de su Reporte coincida con las fechas de la reservación o de lo contrario no podremos agregarla y guardar los cambios.
Una vez creado el Reporte de Gastos, el viaticador deberá solicitar la autorización de este para que pase el flujo normal hasta terminar en estatus "Pagado".